Ahad, 21 April 2019 | 7:39pm
Tanggungjawab tinggi, perlu bersikap profesional elak masyarakat pandang serong. - Foto hiasan

Setiausaha bukan 'isteri kedua'

PETALING JAYA: Tugas setiausaha sering dipandang serong segelintir masyarakat, termasuk kakitangan syarikat walaupun jawatan itu dianggap ‘kerusi panas’ meskipun fungsinya melancarkan operasi sesebuah organisasi.

Wanita yang menjawat jawatan berkenaan lebih berpersonaliti menarik dianggap satu ‘ancaman’ kepada isteri majikan berpangkat tinggi sehingga ada yang melabel jawatan itu ‘isteri kedua’ atau mempunyai ‘skandal’ dengan bos.

Setiausaha kepada ketua pegawai eksekutif (CEO) di Yayasan Wilayah Persekutuan, Wan Noor Hasni Check Hani, 37, berkata atas dasar percaya dan selesa, rata-rata setiausaha turut berperanan sebagai pembantu peribadi kepada majikan, malah sebilangannya bekerja sehingga 10 jam sehari.

Tanggungjawab

Katanya, tanggungjawab hakiki setiausaha antaranya mengurus, mengatur dan menyusun jadual harian dan aktiviti majikan, selain mengambil setiap minit mesyuarat, membuat laporan mengenainya sebagai rekod syarikat.

“Sekiranya tuntutan tugas memerlukan majikan ke luar negara, setiausaha bertindak menguruskan atur cara perjalanan seperti pengangkutan kapal terbang dan penginapan mereka.

“Pengurusan setiausaha lebih sistematik bermula dari awal hingga kembali ke tanah air, tidak dapat dinafikan majikan rasa selesa hinggakan percutian peribadi bersama keluarga turut diuruskan setiausaha.


Wan Noor Hasni Check Hani. - NSTP/Nik Hariff Hassan

“Oleh kerana setiausaha juga tidak dapat lari daripada menguruskan hal peribadi majikan, ada sesetengah mereka mengetahui kata kunci telefon bimbit dan akaun bank majikan bagi tujuan melancarkan urusan,” katanya ketika ditemui selepas majlis makan tengah hari sempena meraikan Minggu Setiausaha di sebuah hotel terkemuka di ibu negara, baru-baru ini.

Wan Noor Hasni berkata, walaupun tugas jawatan itu nampak mudah, tetapi komitmen setiausaha juga tinggi kerana perlu bersiap sedia 24 jam sehari.

Malah, hujung minggu dan waktu bercuti juga perlu berjaga-jaga sekiranya majikan memerlukan bantuan.

“Kebiasaannya, majikan lebih mempercayai setiausaha hingga dianggap pembantu peribadi. Layanan terbaik diberikan kerana hampir setiap hari setiausaha akan menyediakan minuman dan makanan sekiranya majikan tiada urusan di luar pejabat.

“Meskipun begitu, sebagai setiausaha perlu bersikap secara profesional dan menjaga batas antara pekerja dan majikan. Kita perlu bijak mengawal situasi dan memikul tanggungjawab serta amanah dengan baik supaya terus diberi kepercayaan,” katanya.

Ambil kesempatan

Beliau yang sudah tujuh tahun menggalas tanggungjawab itu tidak nafikan, apabila ada segelintir daripada mereka mengambil kesempatan terhadap hubungan rapat antara majikan dan pekerja hingga berlaku konflik rumah tangga, tempias turut terpalit kepada setiausaha yang lain.

“Tidak mustahil, setiausaha sering dianggap wanita yang merosakkan rumah tangga majikan. Kontroversi itu menyebabkan jawatan setiausaha dipandang serong, sekali gus dianggap kerjaya mudah berikutan masyarakat tidak memahami selok belok bidang kerja yang sebenar.

Mahir komunikasi, berpengetahuan luas

Seorang lagi Setiausaha Eksekutif kepada Pengurus Besar Hotel Royale Chulan Damansara, Joanna Cowie, 39, berkata sebagai setiausaha, komunikasi antara majikan dan pekerja perlu jelas dan tepat.

“Kebanyakan waktu, kita diamanahkan oleh majikan untuk melaksanakan arahan dari pihak pengurusan kepada kakitangan.

“Mereka perlu mahir berkomunikasi dan penulisan yang baik dan berpengetahuan luas kerana mereka suara kepada majikan dan delegasi kepada ketua jabatan kerana perlu berurusan dengan ketua jabatan lain dalam menyalurkan maklumat.

“Saya perlu sentiasa bersiap sedia memenuhi keperluan majikan malah bertanggungjawab melindungi integriti syarikat tempat bekerja.

“Walaupun terpaksa berdepan dengan hari yang mencabar atau emosi terganggu, sebagai setiausaha perlu sentiasa tenang dan bijak mengawalnya dengan baik sepanjang masa bekerja supaya dapat memberikan yang terbaik dan melancarkan tugasan,” katanya.

1247 dibaca
Berita Harian X